個人情報関連データの取扱いについては、慎重な対応と透明性の確保が当協会会員、当協会パートナー、およびその他関係先の皆様の間の信頼関係を構築する基礎となります。従いまして、ここに皆様の個人情報関連データの活用方法と、皆様が一般データ保護規則に基づいて保有する権限に関しての権利行使方法についてお知らせします。活用する個人データと目的は、それぞれの契約関係によって異なります。
データ処理責任者は？
当協会はドイツ法に基づき設立・登録されているため、全ての利害関係に関してドイツ法に準拠した適用がなされます。従って、ドイツ語オリジナルを正本とし、以下の日本語による説明はドイツ語オリジナルの翻訳としての位置付けとなります。
Deutsch-Japanischer Wirtschaftskreis e.V. (DJW)
事務局運営代表 アンネ・ポムゼル（Anne Pomsel）
Graf-Adolf-Straße 49
40210 Düsseldorf, Deutschland
電話番号： +49 (0)211 - 99 45 91 91
メールアドレス： data@djw.de
対象となる個人情報関連データのうち、使用するデータは?
当協会会員加入（Verein beitreten）された場合、当協会Web上の会員関連情報に含まれるデータ（Mitgliederbereich unserer Website）、当協会Webサービスにおける会員登録名簿記載情報（Mitgliederverzeichnis）とエキスパートプール（Expertenpool）、インフォメーションプール（Infopool）、およびジョブプール（Jobpool）における記載情報を使用させて頂きます。また、Web上の各種催しプログラム（Veranstaltungen）やニュースレター（Newsletter）への登録情報、各種ご照会事項、その他の有料サービスを使用時の情報、当協会出版物ご注文（unsere Publikationen bestellen）、当協会経由での求職申請（bei uns bewerben）等の場合の個人データを使用させて頂きます。また、これらデータ使用の際には、当協会は法的義務の履行、正当な利益の保護、または会員の皆様の同意に基づいて、個人情報関連データを処理します。
法的根拠に基づき利用される個人情報関連データのカテゴリーは以下の通りです。
- マスターデータ:
- 姓名、タイトル
- 国籍
- 会社名と職位
- 所属業界
- 所在地・居住地アドレス
- 生年月日
- 連絡/会員番号
- 会員所属期間
- 退会に関する記録
- 連絡手段に係るデータ：
- 電話番号(携帯電話、固定電話)
- メールアドレス
- ファックス番号
- ウェブサイト
- 請求書データ/支払いデータ:
- 請求書番号/日付
- 支払い方法
- 支払いサイクル
- SEPA 基本口座引落委任状/ 銀行口座データ
- 支払状況 / 未払請求金額
- 減額証明書(研究証明書、失業証明書等)
- アカウント情報:
- 登録
- ログイン
- イベント開催時のビデオ・写真・画像記録
- 証明書関連
- エキスパートプール掲載のプロフィール
- 掲載テキスト
- 会員サポートに係る各種照会事項においての文書記録
- ジョブプール
- 連絡窓口担当者の名前
- 会社名
- 電話番号(携帯電話、固定電話)
- メールアドレス
- 求職申請者データ
- 学歴
- キャリアに関する情報
- 研修・トレーニングに関する情報
- 保有資格
使用する個人情報関連データの取得ソースは？
当協会では、当協会に所属する各会員、パートナー、および連絡担当者から直接受け取った個人情報関連データを使用します。
取得した個人情報関連データの活用目的、および法的根拠は？
当協会では、特に一般データ保護規則(DSGVO)および連邦データ保護法(BDSG)およびその他のすべての関連法規に従って、個人情報関連データを活用させて頂きます。
1. 個人情報関連データ活用に関し、同意に基く事項 (DSGVO第6条1a項)
特定の個人データの収集、活用、または転送に対して任意の同意を当社に与えた場合、この同意は、そのようなデータの収集・処理・転送等のための法的根拠を形成します。
当社は、以下の場合に、データご提供頂いた皆様の同意に基づいて個人情報関連データの処理を行います。
- 当協会Web上の会員関連情報（Mitgliederbereich unserer Website）への記載:
- ユーザーデータ管理/アカウント情報
- 初回加入申請時の申請内容に沿ったマスタデータの会員登録名簿への入力
- エキスパートプールに記載されたプロフィール
- 会計関連情報の登録：
- SEPA 基本口座引落の義務と売掛金勘定の勘定データ
- 各種イベント（Veranstaltungen）関連情報の登録:
- イベントへの招待の送信
- ネーム プレート
- 参加者リストへの記載(登録内容に応じた記載)
- DJWの広報活動の一環として、イベントの映画や撮影写真の公開（DJW-Webseite, DJW-YouTube-Channel, LinkedIn、Facebook 等)
- ジョブプール（Jobpool）関連情報の登録:
- 求人情報の仲介（Stellenanbieter）として使用
- 情報サービス（Infopool）:
- インフォプールにおけるマスターデータとコミュニケーションデータ(当人作成)、画像やフィルムの記録の公開
- ニュースレター（Newsletter）を通じた情報の送信
- 会員関連/連絡先関連:
- 当社ウェブサイト上の各種証明書とそのフィードバック（Testimonials & Feedback）の公開
2. 契約の履行について (DSGVO第6条1b項)
当協会は、提供頂いた個人情報関連データを使用して、各種契約を履行します。
- 当協会会員である場合、当協会は、そのデータを当協会定款に準拠し、その履行のために使用ます。
- 各種催しプログラム（Veranstaltungen）への参加申請した場合、当協会出版物をご注文された場合（unsere Publikationen bestellen）、広告またはロゴを掲示された場合、スポンサーシップや、その他の有料サービスをご申請された場合、当協会では、契約上の義務を履行するため、特にそれに関連して必要となる請求事項のために、個人情報関連データを収集して保存します。
3. 法的義務の履行(DSGVO第6条1C項)または公共の利益(DSGVO第6条1e項)
当協会は、ドイツで認定された非営利団体として様々な法的義務を負います。これらの法的義務を果たすためには、提供頂いた個人情報関連データの活用が必要となる場合があります。
- 管理および報告義務
- 信用情報・年齢・身元確認
- 刑事犯罪の防止・阻止
- ドイツ所得税法（第10b EStG）に準拠した助成金証明書の作成
4. 正当な利益について(DSGVO第6条1f項)
当協会または第三者の正当な利益を保護するために提供頂いた個人情報関連データを活用する場合がございます。
- 連絡先の詳細管理
- 会員獲得
- 各種イベント関連での関連情報の配信
- ニュースレターとウェブサイトの分野におけるマーケティング評価
- ITのセキュリティと運用の確保
- ご照会事項の処理に関する文書化
- 支払い再通知/督促
- 情報取扱機関・弁護士との相談・データ交換
個人情報関連データについての共有者は?
当協会の契約上および法的義務を果たすために、個人情報関連データは、外部サービスプロバイダーだけでなく、さまざまなドイツ国内公的機関に開示されます。
1. 外部サービスプロバイダー:
- 当協会使用データソフトウェアプログラムに係るサービスプロバイダー
- ニュースレター送信用サービス プロバイダー
- 支払サービスプロバイダー (銀行)
- IT サービス プロバイダー
- 印刷サービスプロバイダ
- Webサイト提供 サービス プロバイダー
- 画像/ビデオメーカーと編集業者
- ソーシャルメディアプロバイダー(ジョブプール関連情報のウェブサイト掲示、各種イベント参加時における画像/ビデオ資料などの掲載のみ)
- 通信サービスプロバイダー
- 情報取扱機関/弁護士(支払督促実施等の関連)
2. ドイツ国内公的機関:
また、法的な通知義務を遵守するために、個人情報関連データを法的通知義務を伴う公的機関(各種当局など)に転送することが求められる場合があります。
- 税務当局
- 税関
- 社会保障制度
個々の受取先についてさらに質問がある場合はdata@djw.deまでご連絡ください。
個人情報関連データは欧州連合(EU)以外の第三国に転送されるのか?
欧州連合(EU)および欧州経済地域「EEA」以外の国は、欧州連合(EU)所属国とは異なる方法で個人データの保護を扱います。また、個人情報関連データを処理するために、欧州連合外の第三国にあるサービスプロバイダーを使用することもあります。現在、これらの第三国が一般的にEUと同等レベルの十分なレベルの保護を提供するという欧州委員会の認定はなされておりません。従いまして、当協会としては、個人情報関連データが欧州連合(EU)内と同レベルで第三国において安全に処理されるように特別な措置を講じています。第三国のサービスプロバイダーとの間で、欧州連合(EU)委員会が定めた標準データ保護条項を締結しています。これらの条項は、第三国のサービスプロバイダーとのデータ保護のための適切な保証を提供します。特に当協会が締結している米国のサービスプロバイダーは、EU-米国 プライバシー保護契約にも基づき認定されています。
上記の締結済み保証を確認したい場合は、data@djw.deまでご照会ください。
個人情報関連データ保存期間は?
当協会では、個人情報関連データを法的および契約上の義務を履行するために必要な限り保存します。契約上または法的義務を履行するためにデータが不要になった場合、以下の目的で追加の処理が必要な場合を除き、データは削除されます。
- 商業取引および税務上の保管維持義務の履行。これらは、ドイツ商法 (HGB) または租税規定 (AO) からの保持期間です。
- 時効に関する法定制限規制の枠組みの中での証拠の保存。民法(BGB)の時効によると、通常の制限期間は3年ですが、30年に及ぶ場合があります。
個人情報関連データの活用に関連する各種権利にどのようなものがあるか？
すべてのデータ主体は、DSGVO第15条に基づく情報請求に関する権利、同第16条に基づくデータ修正に関する権利、同第17条に基づく情報抹消請求に関する権利、同18条に基づく更なる利用の制限に関する権利、同第21条に基づく異議を唱える権利、同第20条に基づくデータ可搬性の権利を有します。情報請求および情報抹消に関する権利の場合、ドイツ連邦データ保護法(BDSG)第34条および第35条に基づく制限が適用されます。
1. 異議を唱える権利とは？
送信に関連して発生する基本料金以外の費用を負担することなく、いつでも広告目的で個人情報関連データが使用されることに異議を唱えることができます。
2. 正当な利益または公益目的にて個人情報関連データ活用を行う場合に有する権利は?
DSGVO第21条第1項に基づき、同第6条1e項（公共の利益に基づくデータ処理）または同第6条第1f項（正当な利益保持のための個人データの処理）をもとに、その必要性が生じた場合は個人情報の処理に関していつでも異議を唱える権利を有します。そして、これは、この規定に基づいて作成されたプロフィールにも適用されます。
異議申立てが発生した場合、当協会は異議申立者の有する利益、権利、自由に優先する正当な根拠を証明できない限り、個人情報関連データの更なる処理を実施致しません。または、法的請求に基づく適用、行使、擁護に資することを証明できない限り、個人情報関連データの更なる処理を実施致しません。
3. 個人情報関連データの直接の広告行為への活用に際しての権利保護規定は？
当協会が直接の広告行為を実施するために個人情報関連データを利用する場合、DSGVO第21条第2項に基づき、当該広告の目的での個人情報関連データの処理にいつでも異議を唱える権利を有します。そして、これは、この直接的な広告行為に関連して作成されたプロフィールにも適用されます。
直接の広告行為を実施するための個人情報関連データ利用に対する異議申し立てがなされた場合、当協会は、この目的のための個人情報データ利用を取り止めます。
4. 同意の撤回
個人情報関連データの処理に対して行った同意については、いつでも取り消すことができます。失効は取消申立実施時点以降に限り、有効となる点にご注意ください。
5. 情報提供請求権
当協会が、自己に関して該当する個人情報関連データを保存しているかどうかに関する情報を要求することができます。ご希望の場合は、どのようなデータが取り扱われているか、どのような目的でデータが活用されているか、これらデータが誰に対して開示されるか、データ保存期間、さらにこれらデータに関して他にどのような権限を有するか、等をお知らせします。
6. その他の権利
また、虚偽データを修正したり、データを抹消したりする権利を有します。これ以上データの保存を行う特別の理由が認められない場合は、当協会ではデータを削除、あるいはデータ範囲を制限します。また、今までに提供頂いた全ての個人情報関連データをご自身、またはご自身が指名された個人または企業に対してアクセス可能なシステムへの保存形式にて提供することを請求できる権利があります。
また、ドイツ連邦データ保護法BDSG第19条および DSGVO第77条に基づき、 管轄のデータ保護監督機関に対して訴訟する権利があります。
7. 行使可能な権利
権利の行使については、提供されている連絡先の詳細を使用して、該当者に対して実施することができます。当協会はご照会頂いた事項を直ちに法的要件に従って処理し、実施した措置を速やかにご連絡致します。
個人情報関連データを提供する義務は?
実務取引関係に入る場合には、契約関係の履行に必要な個人データ、または法的要件により収集する必要がある個人情報関連データを当社に提供頂く必要があります。このデータを提供頂けない場合、契約関係開始への準備を実行することは不可能となります。
個人情報関連データの修正・変更
ご提供頂いた個人情報関連データの活用目的や方法が大きく変わった場合、当協会では、この情報を速やかに正しく更新し、更新内容についても速やかにお知らせ致します。
