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Information über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach DSGVO

mit Stand vom 25.05.2018

Information über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DJW e. V.

Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Mitgliedern, Partnern und Kontakten. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen. Welche personen­bezogenen Daten wir verarbeiten und zu welchem Zweck, hängt vom jeweiligen Vertragsverhältnis ab.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Deutsch-Japanischer Wirtschaftskreis e.V. (DJW)
vertreten durch das Geschäftsführende Vorstandsmitglied, Frau Dr. Julia Münch
Graf-Adolf-Straße 49
40210 Düsseldorf, Deutschland
Telefon: +49-(0)211-9945 9191
E-Mail: data@djw.de

Welche Ihrer personenbezogenen Daten werden von uns genutzt?

Wenn Sie unserem Verein beitreten, den Mitgliederbereich unserer Website, unsere Web-Services Mitgliederverzeichnis und Expertenpool sowie Infopool oder unsere digitale Jobbörse / CV-Check nutzen, sich zu unseren Veranstaltungen oder unserem Newsletter anmelden, eine Anfrage haben, andere kostenpflichtigen Services nutzen, unsere Publikationen bestellen oder sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Stammdaten:
    • Vorname, Nachname, Titel
    • Staatsangehörigkeit
    • Unternehmensname und Position
    • Branchenvermerke
    • Adresse
    • Geburtsdatum
    • Kontakt- / Mitgliedsnummer
    • Laufzeit Mitgliedschaft
    • Kündigungsvermerke
  • Kommunikationsdaten:
    • Telefon (mobil, Festnetz)
    • E-Mail-Adresse
    • Fax-Nummer
    • Website
  • Rechnungsdaten / Umsatzdaten:
    • Rechnungsnummer / -datum
    • Zahlungsart
    • Zahlungszyklus
    • SEPA-Basislastschriftmandat / Kontodaten
    • Saldi / offene Forderungen
    • Ermäßigungsnachweise (Studienbescheinigungen, Arbeitslosigkeitsbescheinigungen u. Ä.)
  • Account-Informationen:
    • Registrierung
    • Logins
  • Video- oder Bildaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen
  • Testimonials
  • Profil Expertenpool
    • Vorstellungstext
  • Protokollierung von Anfragen im Rahmen der Mitgliederbetreuung
  • Career Services
    • Geburtstag
    • Nationalität
    • Geschlecht
    • ggf. Familienstand
    • Berufserfahrung / Auslandserfahrung
    • Bildungshintergrund
    • Qualifikationen (Sprachkenntnisse, EDV-Kenntnisse u. Ä.)
    • Gewünschter Einsatzort / -land
    • Gewünschte Vertrags- / Beschäftigungsart
    • Vermerk von Weiterleitungen des CV an Stellenanbieter
  • Bewerberdaten
    • Abschlüsse
    • Informationen zum beruflichen Werdegang
    • Ausbildung
    • Qualifikationen

 

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir direkt von unseren Mitgliedern, Partnern und Kontaktpersonen erhalten.

Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DSGVO)

Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. 

In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

  • Mitgliederbereich Website:
    • Nutzerdatenverwaltung / Account Informationen
    • Erstmaliger Eintrag von Stammdaten und Daten für das Mitgliederverzeichnis gemäß Beitrittserklärung
    • Profil Expertenpool
  • Accounting:
    • SEPA-Basislastschriftmandate und Kontodaten zum Forderungseinzug
  • Veranstaltungen:
    • Versand von Einladungen zu Veranstaltungen
    • Namensschilder
    • Erwähnung auf einer Teilnehmerliste (Angaben gemäß Anmeldung)
    • Veröffentlichung von Film- und Fotoaufnahmen von Veranstaltungen sowie im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des DJW (z. B. auf der DJW-Webseite, dem DJW-YouTube-Channel und bei Facebook)
  • Informationsservices:
    • Veröffentlichung von Stamm- und Kommunikationsdaten (Autorenfeld) sowie Bild- und Filmaufnahmen im Infopool
    • Versand von Informationen mittels Newsletter

 

Zur Erfüllung eines Vertrags (Art.6 Abs. 1 b DSGVO)

Wir verwenden Ihre Daten zur Erfüllung verschiedener Vertragsarten:

  • Bei Mitgliedschaft in unserem Verein verwenden wir die Daten zur Durchführung der satzungsgemäßen Vereinsführung.
  • Wenn Sie sich zu Veranstaltungen anmelden, Publikationen bestellen, Anzeigen- oder Logos schalten, Sponsorings oder sonstige kostenpflichtige Services beantragen, erheben und speichern wir personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme, zur Erfüllung der Vertragspflichten und insbesondere für Rechnungsbelange im dafür erforderlichen Rahmen.

 

Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Als gemeinnütziger Verein unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein.

  • Kontroll- und Meldepflichten
  • Kreditwürdigkeits-, Alters- und Identitätsprüfungen
  • Prävention/Abwehr strafbarer Handlungen
  • Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen nach § 10 b EStG

 

Aufgrund eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.

  • Kontaktdatenverwaltung
  • Mitgliedergewinnung
  • Zustellung von relevanten Informationen im Rahmen von Veranstaltungen
  • Marketingauswertungen im Bereich des Newsletters und der Webseite
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
  • Dokumentation über die Bearbeitung von Anfragen
  • Zahlungserinnerungen / Mahnwesen
  • Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien / Anwälten

 

An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt.

Externe Dienstleister:

  • Dienstleister für Datensoftware (Vereinsverwaltungsprogramm)
  • Dienstleister für Newsletter-Versand
  • Zahlungsdienstleister (Banken)
  • IT-Dienstleister
  • Druckdienstleister
  • Webhosting-Dienstleister
  • Bild- / Video-Hersteller und Bearbeiter
  • Social Media Provider (nur über Website-Verweis von z. B. Jobbörse, Veranstaltungen u. Ä. / Bild- / Videomaterial gem. Veranstaltungsanmeldung)
  • Telekommunikationsdienstleister
  • Auskunfteien / Anwälte (Mahnwesen)

 

Öffentliche Stellen:

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.

  • Finanzbehörden
  • Zollbehörden
  • Sozialversicherungsträger

Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter data@djw.de.

Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellten Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor. Unsere Dienstleister in den USA sind darüber hinaus nach dem EU-US Privacy Shield-Abkommen zertifiziert.          

Wenn Sie Einsicht in die bestehenden Garantien nehmen wollen, können Sie uns unter data@djw.de kontaktieren.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Zu nennen sind Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO).
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu dreißig Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

 

Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Widerspruchsrecht

Der Verwendung Ihrer Daten für werbliche Zwecke können Sie jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung aufgrund Ihres berechtigten oder öffentlichen Interesses?

Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.

Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Welches Recht haben Sie im Falle einer Datenverarbeitung zur Betreibung von Direktwerbung?

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs.2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Widerruf der Einwilligung

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.

Auskunftsrecht

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.

Weitere Rechte

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Wahrnehmung Ihrer Rechte

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie den gesetzlichen Vorgaben gemäß bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.

Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?

Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.

Änderungen dieser Informationen

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.

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