在宅勤務でも、ドイツのビジネスパートナーとのビデオ会議を成功させるコツ

次々とキャンセルされる展示会や出張の延期、新型コロナウィルスの影響でまるで世界が止まったかのようです。各国が入国制限を導入し飛行機も運行を見合わせる中、現在日本やドイツでも多くの企業が可能な限り在宅勤務を勧めています。

この状況下でも多くの企業は、現在進行中のプロジェクトを止めたくないと感じているでしょう。

その中でコミュニケーションをとる一つの手段が、コンピュータなどを使った「ビデオ会議」です。

ただ在宅勤務でウェブ会議をするには、多少のハードルがあります。

まず自宅で落ち着いた環境を整えることは難しく、インターネット接続や設備も職場の物と比べて性能が劣る場合が少なくありません。さらに、慣れないソフトウェアが加わります。ビデオ会議用のソフトは数多く提供されていますが、それぞれユーザーインターフェースや機能が異なるなど、実際の使用においては混乱する場合も多いです。

海外とのビデオ会議ではさらに時差を考慮する必要があります。例えばこちらのような会議プランナーツールを使って、事前に両者の都合の良い時間を調整しましょう。

国際会議プランナー

World Clock Meeting Planner

それでは筆者の今までの体験から学んだ、ウェブ会議の成功につながるいくつかのポイントをご紹介します。

時間帯を決める

ミーティングの開始時間だけではなく、終了時間も決めることをお勧めします。延々と長引く会議は職場でも疲れますが、ウェブ会議は参加者が同じ会議室にいる会議よりもさらに集中力が必要です。その理由は参加者それぞれが会議室という同一空間ではなく、各自の自宅というそれぞれ異なる環境にいるからです。互いの空気が読みづらいため、それがより早く神経が疲労する原因となります。

ビデオ会議での集中力は60分経つと落ち始め、90分経過すると大幅に落ちますので、あらかじめ時間を決めて、それを守るようにしましょう。

人間関係を強化する

ウェブ会議はすぐ本題に入るのではなく、世間話に少し時間を当てましょう。現在日本においてもヨーロッパにおいても、仕事環境とビジネスの状況、そして私生活の変動が大きくて、だれもがある程度のストレスを抱えています。身近な世間話によって共感が生まれ、それがお互いの気分のリラックスにつながり、人間関係が強くなります。また将来が見通せない今日この頃において、相互の信頼関係を確かめ合う良い機会でもあります。

ルールを定める

ビデオ会議の初めに、会議の進め方やルールを定める時間を取りましょう。例えば発言者以外は全ての参加者がマイクをミュート（オフ）にすると、雑音を防ぐことができ、全員に聞こえやすくなります。また少人数で話し合う会議の場合は、カメラを常にオンにすることをお勧めします。本題に入る前にこのようなルールを話しておくと、あとの会議がよりスムーズに進行します。

相互理解を目指して努力する

ウェブ会議においては、非言語的コミュニケーションがほとんど取れないため、言葉の表現をいつも以上に明確にすることが重要です。各要点をはっきり伝え、またドイツ人とのコミュニケーションでは特に結論から話すことをお勧めします。相手の発言に不明な点がある場合は、その時点で積極的に質問をして確認しましょう。

英語は日本人にとってもドイツ人にとっても外国語ですので、単語や適切な表現に苦労する人もいます。特に通訳者を介してのコミュニケーションに慣れている方にとっては、初めてのウェブ会議において英語で直接会話することは楽ではありません。言葉の壁やテクノロジーの壁を恐れて、自分から意見を発信しない参加者も時々います。その場合は貴方の方から積極的に話しかけるようにしましょう。逆に一人で延々としゃべる人も時々います。自分もそうならない様に気をつけましょう。

日本とドイツの元々異なる仕事環境に加えて、個々の在宅勤務状況の違いはさらに大きいでしょう。同じ会議の参加者が必ず同一の情報を持っているとは限りません。自分にとって当たり前な予備知識と思っているものでも相手が把握していないケースが今の環境では特に多く、背景も含めて情報を細かく明確に発信すると、誤解のリスクが低くなります。

スライドや参考資料を見やすくする

日本人の情報盛りだくさんのスライドに、ドイツ人は時々圧倒されます。特に在宅勤務の場合はノートパソコンの画面が小さいケースが多いため、大きい画面で見やすいスライドは小さい画面では見づらくなります。１枚のスライドで表示される情報量をいつもより減らし、小さい画面でも読みやすいスライドや参考資料を作成しましょう。

結果を書面にまとめて、参加者と共有する

ウェブ会議中はメモを取って、終了後なるべく早く出席者にまとめを送ることをお勧めします。もし会議中に誤解があった場合でも、まとめを見ることで明確になるため、フォローアップがスムーズにできます。

セキュリティと機密情報の扱い

最後に、セキュリティについて大事な点を一つ。ウェブ会議は名前の通りインターネットを利用するので、壁とドアのある会議室より情報漏洩のリスクが大きいです。自宅のIT環境は職場と比べてセキュリティ設備が緩いケースが多く、ビデオ会議ソフトのサーバーでデータがどのように取り扱われているか、どのように保存されているかわかりません。そのため機密情報などは、ウェブ会議では共有しないことをお勧めします。

以上、在宅勤務でもウェブ会議を成功させるいくつかのコツをご紹介しました。「継続は力なり」という言葉の通り、何度も試してみれば、最初はギクシャクしていても、その内スムーズにいくようになります。

ドイツ語・英語が話せないと言う理由で、今までウェブ会議を避けた方でも心配は要りません。同時通訳には大きな投資が必要となりハードルが高いですが、逐次通訳・商談通訳なら、ビデオ会議でも気軽に導入できます。

出張ができなくても、面と向かって会うことができなくても、お互いの顔を見て話すことがメールより効率的である場合がありますので、ぜひ試してみてください。

質問・ご意見や経験談がありましたら、ぜひ聞かせてください。